Korzystanie z e-maila w sprawie zwolnienia lekarskiego
Korzystanie z e-maila w celu zgłoszenia zwolnienia lekarskiego jest wygodną i powszechnie akceptowaną praktyką w wielu miejscach pracy.
Odpowiednio napisany e-mail może ułatwić proces zgłoszenia choroby i zapewnić płynne funkcjonowanie w pracy.
Oto kilka porad, jak napisać profesjonalnego e-maila o zwolnieniu lekarskim:
Zaczynamy od właściwego nagłówka
Warto zacząć od jasnego i zwięzłego tematu wiadomości, aby od razu przekazać istotną informację. Przykładowy temat może brzmieć: „Zgłoszenie nieobecności z powodu choroby – [Twoje imię i nazwisko]”. Taki temat pomoże przełożonym zrozumieć istotę wiadomości od razu po przeczytaniu.
Początek wiadomości – wyrażenie żądania zwolnienia lekarskiego
Rozpocznij e-mail od uprzejmego wyrażenia prośby o zwolnienie lekarskie. Możesz napisać coś w stylu: „Szanowny(a) [Imię/Nazwisko przełożonego], piszę, aby poinformować o mojej obecnej sytuacji zdrowotnej i złożyć prośbę o udzielenie mi zwolnienia lekarskiego.”
Ważne jest również, abyś podał/a dokładną datę, od której jesteś nieobecny/a z powodu choroby.
Opis stanu zdrowia
Kolejnym krokiem jest krótki opis stanu zdrowia, który uniemożliwia Ci pracę. Nie musisz podawać zbyt szczegółowych informacji, ale warto zaznaczyć, jak długo przewidujesz nieobecność i jakie są Twoje symptomy. Na przykład: „Od dwóch dni cierpię na silne bóle gardła i gorączkę, co uniemożliwia mi normalne funkcjonowanie w pracy.”
Pamiętaj o zachowaniu profesjonalizmu i powstrzymaniu się od nadmiernych szczegółów dotyczących Twojego stanu zdrowia.
Zapewnienie o przekazaniu niezbędnych dokumentów
Warto również zapewnić o przekazaniu wszelkich niezbędnych dokumentów, takich jak zwolnienie lekarskie, do odpowiedniego działu w pracy. Możesz dodać coś w stylu: „Załączam kserokopię zwolnienia lekarskiego, a oryginał przekażę osobiście po moim powrocie do pracy.”
To potwierdzi Twoją rzetelność i pomoże w prowadzeniu dokumentacji związanej z nieobecnościami pracowników.
Zakończenie e-maila
Na zakończenie e-maila możesz jeszcze raz podziękować za zrozumienie i wyrazić nadzieję na szybkie powrót do pracy. Na przykład: „Dziękuję za zrozumienie i mam nadzieję, że wkrótce wrócę do pełnej sprawności. Proszę o kontakt w przypadku jakichkolwiek dodatkowych pytań lub potrzebnych informacji.”
Następnie podpisz się imieniem i nazwiskiem oraz podaj swoją pozycję w firmie, jeśli to konieczne.
Napisanie profesjonalnego e-maila o zwolnieniu lekarskim wymaga zrozumienia konwencji komunikacyjnych oraz zachowania taktu i profesjonalizmu. Pamiętaj o jasnym przedstawieniu powodu nieobecności, dostarczeniu niezbędnych dokumentów i wyrażeniu wdzięczności za zrozumienie.
Zastosowanie się do powyższych wskazówek pomoże Ci napisać skuteczną wiadomość, która umożliwi sprawną obsługę Twojego zwolnienia lekarskiego przez firmę.
W razie wątpliwości zawsze możesz poprosić o radę swojego przełożonego lub działu HR w kwestii formy i treści e-maila.
